Niet wachten tot het erger wordt
Pesten, seksuele intimidatie, agressie en arbeidsconflicten kunnen veel invloed hebben op medewerkers en de werksfeer. Ook kleinerende opmerkingen, buitensluiten, aanhoudende kritiek en grapjes die niet goed voelen, kunnen signalen zijn.
De bedoeling van de ander is daarbij niet doorslaggevend. Zodra gedrag als belastend wordt ervaren, is er aanleiding om het bespreekbaar te maken. Vroeg handelen verkleint de kans dat het gedrag een patroon wordt.
Wat medewerkers zelf kunnen doen
De eerste stap kan zijn om de ander rechtstreeks aan te spreken. Daarbij helpt het om concreet te benoemen wat er gebeurde, wanneer dat gebeurde en welk effect het had. Dat maakt duidelijk welk gedrag moet stoppen.
Lukt rechtstreeks aanspreken niet, dan kan een medewerker eerst praten met iemand die hij of zij vertrouwt en vervolgens naar de leidinggevende stappen. Levert dat niets op, of gaat de melding over de leidinggevende zelf, dan kan de vertrouwenspersoon worden ingeschakeld.
De verantwoordelijkheid van de leidinggevende
Een leidinggevende is verantwoordelijk voor een veilig en prettig werkklimaat. Dat vraagt om luisteren zonder direct partij te kiezen, doorvragen op feiten en zorgvuldig omgaan met de naam en het verhaal van de melder.
Ook het gesprek met degene op wie de melding betrekking heeft vraagt om een heldere aanpak. Door gedrag, effect en gewenst gedrag te benoemen, blijft het gesprek gericht op wat er moet veranderen. Concrete afspraken, een evaluatiedatum en een feitelijke vastlegging maken de opvolging zichtbaar.
Van signalen naar duidelijke afspraken
Soms speelt de situatie niet alleen tussen twee medewerkers, maar binnen een heel team. Een teamgesprek kan dan helpen om omgangsvormen te bespreken. Zo’n gesprek gaat niet over individuele personen of herleidbare meldingen, maar over de manier waarop collega’s met elkaar willen werken.
Het resultaat bestaat uit enkele concrete omgangsafspraken, geformuleerd in de woorden van het team. Een gepland evaluatiemoment voorkomt dat het bij goede bedoelingen blijft.
Twee modules voor één veilig werkklimaat
De module voor medewerkers behandelt het herkennen van ongewenst gedrag, zelf aanspreken, hulp inschakelen, gebeurtenissen feitelijk vastleggen en een klacht indienen. De module voor leidinggevenden richt zich op het ontvangen van meldingen, het voeren van gesprekken, het maken van afspraken en het tijdig betrekken van onder meer de vertrouwenspersoon en HRM.
Een veilig werkklimaat ontstaat niet doordat moeilijke situaties worden vermeden, maar doordat mensen weten wat zij kunnen doen en erop kunnen vertrouwen dat signalen serieus worden opgepakt.